Uppdatering gällande export och import mellan Tjing och IdrottOnline

Vi har tidigare gått ut med information kring hur föreningar smidigt ska kunna administrera IdrottOnline och LOK stöd genom att exportera en anpassad fil från Tjing och sedan importera den i IdrottOnline. Nedan har ni texten som skickats ut:

“LOK stöd
Om ni som admin behöver lägga in medlemmar i IdrottOnline av olika anledningar, kanske för att söka LOK-stöd eller liknande har Tjing förberett så att ni kan exportera medlemslistor från Tjing för att importera i IdrottOnline.

Dock kräver det viss handpåläggning då Tjing inte ber om dom 4 sista siffrorna i personnumret eller ber personer välja kön. IdrottOnline har som krav att minst kön fylls i för medlemmar. Så där behöver ni göra lite extrajobb innan listan med medlemmarna laddas upp. Lägga till ett M (Man) eller K (Kvinna) i kolumnen för kön innan ni laddar upp dokumentet.

För medlemmar som ni vill söka LOK-stöd för räcker det dessvärre inte med att lägga till kön i dokumentet utan ni måste dessutom se till att det är kompletta personnummer.”

Nu har IdrottOnline gjort en uppdatering gällande medlemsregistrering. Uppdateringen innebär att dom numera mer eller mindre kräver fullständiga personnummer på medlemmar som läggs in. Om man inte har tillgång till sista fyra krävs uppgifter om bland annat adress. Så det vi tagit fram och testat tillsammans med Tjing fungerar inte alls så smidigt som vi hade tänkt.

Vad händer om jag försöker göra detta idag?
Om du exporterar medlemslistan från Tjing och försöker importera den i IdrottOnline kommer du mötas av felmeddelanden och personerna kommer inte att läggas in. Felmeddelanden visas för att inte dom sista fyra siffrorna i personnumret är med.
När vi testade detta gick det bra att importera spelare så länge man angav de första sex siffrorna och kompletterade med kön. Och för medlemmar där LOK stöd är aktuellt var admins tvungna att manuellt lägga in de sista fyra siffrorna på just dom det berörde. Men efter uppdateringen krävs antingen sista fyra eller alla uppgifter såsom adress. Det är med andra ord smidigast att på något sätt se till att dom fyra sista kommer in i Tjing.

Hur går vi vidare och ser till att denna export-import funkar framåt?
Tjing har satt igång med ett arbete att lägga till möjligheten för svenska spelare att lägga till sina fyra sista siffror av sitt personnummer i sin profil. Dom kommer inte att vara publika utan endast visas vid export av IdrottOnline-filen. Endast administratörer i era Clubs kan plocka ut denna lista.
I samband med detta lägger Tjing till en funktion som kollar av om en ny person som vill bli medlem i en Club har fyllt i sina fyra sista siffror. Om personen gjort det kan hen ansöka om medlemskap, om inte kommer det upp en ruta som ber hen göra det för att kunna komma vidare.
Så efter denna uppdatering går live kommer ett fullständigt personnummer vara ett krav för att kunna gå med i en Club.

Vad händer med alla som redan är med i en Club idag?
Där kommer administratörerna i klubbarna få be snällt men bestämt att deras medlemmar går in och fyller i personnumret i sina profiler. Vilket vi räknar med kommer gå smidigt då alla vill underlätta för sin kassör (brukar vara dom som har hand om medlemsregistren och håller koll på betalda medlemsavgifter osv)!

När kommer uppdateringen vara på plats?
Vi siktar på att den ska vara igång i början av februari 2024.

Vi beklagar detta och hoppas fördelarna med denna uppdatering väger upp eventuella problem som uppstår till början av februari.